各学院、研究院：
毕业生的班级、年级的合影照片是学校培养各类人才的重要凭证，是学校宣传教育的重要史料。做好毕业生班级、年级毕业合影照片的整理归档工作，对保留我校培养学生的历史记录，丰富我校档案史料，教育后人，具有重要意义。现将2014年有关毕业生集体合影照片的接收归档工作通知如下：
一、归档范围：
全日制在校本专科、硕士、博士毕业生，成教学院各类学历班，华文教育各类进修班等毕业生班级、年级合影的照片。
二、归档要求：
集体合影照片档案归档的内容包括实体照片和文字说明两部分。文字说明应包括拍摄时间、归档单位、届次、年级、专业和班级名称，以及每位老师和学生在照片中的位置及姓名（姓名应与本人在照片中的位置一一对应）。
请同时提交照片原始无压缩数码照片（发送至档案馆邮箱dag@hqu.edu.cn,邮件名请标注“××学院（研究院）2014届××专业××班级(年级)毕业照”，也可将照片的电子文件刻成光盘后与照片一起提交），数码照片如有多种版本请一并提交归档。
如有毕业生班级、年级和毕业班同学自行拍摄的其他毕业照片,请一并提交归档。
三、归档时间：
请各单位兼职档案员按要求规范整理后，于6月20日前向档案馆办理移交归档手续。泉州校区请交至李克砌办公楼五楼档案馆业务室，厦门校区请交至郑年锦图书馆二期二楼档案馆办公室。
档案馆
2014年5月23日