华侨大学档案馆文件
档案〔2016〕5号
学校各单位：
现将《华侨大学声像类档案管理细则》印发给你们，请遵照执行。
华侨大学档案馆
2016年12月27日
华侨大学声像类档案管理细则
第一章 总则
第一条 为加强我校声像类档案的整理和归档工作，提高声像档案的质量和管理水平，充分发挥声像档案在我校各项工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《华侨大学档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本管理细则。
第二条 本细则所称的声像类档案，是指主要以磁介质、感光介质、光介质等为载体，以音像内容为主要反映方式，反映学校各方面职能活动、重要事件以及学校面貌的具有保存价值的历史记录，包括计算机硬盘、软盘、录音带、录像带、相纸、底片、幻灯片、电影胶片、缩微胶片、光盘等载体及其相配套的文字材料。
第三条 声像档案工作是学校教学、科研、管理等工作的重要组成部分，对声像档案实行集中统一管理，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，有利于声像档案的保存和利用。
第二章 声像类档案的归档分工和归档范围
第四条 校内形成声像资料的各单位为声像类档案的形成和立卷单位，档案馆为声像档案的集中统一管理部门。
第五条 档案馆负责对声像档案接收、保管，对各立卷单位声像档案工作进行监督、指导和检查，对归档声像档案提供查阅利用。
第六条 校内各单位负责收集、积累、整理本部门形成的具有保存价值的声像材料，详细标注说明文字，并定期向档案馆移送归档，确保声像类档案的完整和相配套文字材料的详实准确。
第七条 声像类档案的归档范围包括学校重要活动、教学、科研及示范推广、参观视察、校园建设、外事往来、专家教授风采、军训及文体活动和其他等九个方面，具体内容详见《华侨大学声像类档案归档范围和保管期限表》（附件）。
第三章 声像类档案的立卷和归档
第八条 声像档案立卷的基本要求：
（一）单位声像档案形成较多的,可在同一个年度内，按问题组成若干卷；声像档案形成较少的单位，可在同一年度内按照活动的时间排列顺序,组成一卷或若干卷，同一个问题的照片不应该分散放置。组卷前要详细检查声像载体材料是否收集齐全、完整，做到不丢项、不漏项。声像载体应与信息标注、背景资料文字相符，文字材料要字迹清楚，适宜长期保存。
（二）卷内的文字材料排列依据卷内的材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。
（三）卷内文字材料以件为单位，每件起始页号均以“1”开始编制页码，有内容的页面均需编写页号。页号编写在页面的右下角；双面内容的文件材料页号编写为正面右下角，背面左下角；大幅页面折叠为A4规格，折叠后无论何种形式，页号均编写在右下角。
第九条 声像档案的归档要求：
（一）声像档案的材料要完整、准确、配套、系统，声音、画面清楚，载体未损伤，说明文字详实。
（二）归档的冲印照片与底片必须影像一致，并同时归档；归档的数码照片，必须是未进行技术修改的原始版本，如有进行过技术修改，则原始版本与修改版本同时归档；归档的录音录像资料必须是原始未经剪辑的版本，如有编辑过的版本，则原始材料与编辑版本同时归档；数码声像资料选用只读光盘或硬盘作为存储介质。
（三）声像资料应附有的说明文字，包括事由、时间、地点、人物说明（姓名、单位、职务）、背景资料、拍摄者、形成单位等，有所属专集的，还应注明专辑名称，其中照片中的人物还应该标明在照片中的位置。说明文字的编号应与声像资料的编号一一对应，并形成目录，连同目录一起归档。
（四）声像制品的装具一般应使用原装具。经制作后的单件音像制品和照片可选用符合规范的专门的盒、册、封套进行装载保存。
（五）声像档案采取随时归档的办法。由立卷单位或承办单位在摄录工作结束后，进行收集整理，附上说明文字材料，向档案馆移交，并办理交接手续。
第四章 声像类档案的整理
第十条 胶片相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档，其整理按照《照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）》的规定执行。
第十一条 数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，应将其转换为JPEG、TIFF通用文件格式，除将静态图像文件归档外，还应洗印相应的实体照片归档。数码照片的整理按照《数码照片归档与管理规范（DA/T50-2015）》的规定执行，数码音像的整理参照执行。
第十二条 用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式，再将其归档。用音频电子设备获得的声音文件，应将其转换为WAV、MP3通用文件格式，再将其归档。归档的照片、图像、视频、音频等文件，都要附以文字说明。录音带、录像带、计算机磁带、软磁盘等磁性载体的整理按照《磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-95）》的规定执行。
第五章 声像档案的保存与利用
第十三条 声像档案的保存环境应符合国家相关规定，严格控制温湿度和光照度，磁性载体与磁场源距离不得小于80mm。
第十四条 定期检查声像档案的保存状态，及时进行必要的修补和复制，并定期进行转录和复制，以免声像载体损坏失效。磁性载体每4年倒带一次，每10年复制一次；光盘载体每4年转存一次，原盘同时再保留时间不少于4年。
第十五条 永久保存的声像档案载体，应制作数字化副本；以数字形式存储的声像档案应多重备份；永久保存的数码照片应冲洗照片进行异质保存。
第十六条 磁带、磁盘、光盘、硬盘等介质保存的声像档案应同时保存一套读取设备；新的存取技术出现后，应将保存在旧介质上的档案资料转存到新介质上。
第十七条 声像档案有数字化副本的，一般利用均提供数字化副本，原件一般不再提供查阅。
第十八条 声像档案的查借阅按照《华侨大学档案资料公布与查借阅利用规定》（档案[2013]12号）规定执行。
第六章 附则
第十九条本细则自公布之日起开始实施，由学校档案馆负责解释。
附件：华侨大学声像类档案归档范围和保管期限表
大类 |
序号 |
归档范围 |
保管期限 |
重要 活动 |
1 |
校领导工作、出访、接待、重要会议等活动 |
永久 |
2 |
历届党、政、工、团、学、校董事会、校友会重大会议（开幕、闭幕、发言、讨论等） |
永久 |
3 |
校庆、重大纪念日等庆祝活动以及开学、毕业典礼等 |
永久 |
4 |
民主党派及侨联组织的重大活动等 |
永久 |
教学 |
5 |
各类毕（结）业生集体合影 |
永久 |
6 |
具有一定影响的各类学生论文答辩、学位授予、社会实践 |
永久 |
7 |
校级及以上教学竞赛、教学成果评奖、电化教学 |
永久 |
科研及示范推广 |
8 |
反映科研进程、特征、试验情况、课题验收、获奖等 |
永久 |
9 |
学校举办的各类大型学术会议情况 |
永久 |
10 |
科技成果示范推广情况 |
永久 |
参观视察 |
11 |
上级领导、学校校董等来校视察、调研、参观、座谈 |
永久 |
12 |
兄弟院校来校活动 |
长期 |
13 |
国内外有影响的专家学者、社会著名人士来校参观、访问等活动 |
永久 |
校园建设 |
14 |
由宣传部等单位形成的反映学校面貌、历史及变迁的影像资料 |
永久 |
15 |
新建工程开工、建设、竣工剪彩 |
永久 |
16 |
学校教学试验基地建设 |
永久 |
17 |
校园风光 |
永久 |
外事往来 |
18 |
外籍学者、专家及著名人士来校参观、访问、讲学等 |
永久 |
19 |
签订校际协议仪式 |
长期 |
20 |
学校人员出国重大活动 |
长期 |
专家教授 |
21 |
我校专家教授教学、科研、推广及生活、社会活动等 |
永久 |
文体活动及军训 |
22 |
学生和教职工文体活动、运动队训练 |
永久 |
23 |
历届校运会场面 |
永久 |
24 |
新生军训活动 |
长期 |
其他 |
25 |
校以上各类奖励颁奖场面 |
永久 |
26 |
校外单位制作的涉及我校的声像作品 |
永久 |