华侨大学档案馆文件

档案〔2016〕6号

关于印发华侨大学教学类档案管理细则的通知

学校各单位：

    现将《华侨大学教学类档案管理细则》印发给你们，请遵照执行。

华侨大学档案馆

2016年12月27日

 

华侨大学教学类档案管理细则

 

第一章 总则

第一条 为加强我校教学类档案的整理和归档工作，提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在我校各项工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《华侨大学档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本管理细则。

第二条 本管理细则所指教学类档案是指我校在教学管理和教学实践活动中形成的，具有保存价值的文字材料、照片、图表、录音、录像、实物等教学文件材料的总称。归档的主要内容包括综合管理、教学教研管理、招生工作、学籍管理、学位工作、毕业生工作等方面的文书档案和专门档案。

第三条 教学类档案实行学校、部门（学院）两级管理：凡是在教学工作中形成的、对学校工作有永久或长期保存价值的教学档案，一律移交档案馆保存，教学管理职能部门及各学院应保存一套副本,便于工作查找使用；凡是各部门（学院）在教学工作中形成的、仅对各部门（学院）工作有保存价值或不需要长久保存的教学档案，由各部门(学院)负责收集、整理、保存并提供利用。

第四条 教学类档案管理工作是学校教学管理的重要组成部分，应纳入实际教学管理工作中，实行“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入教学计划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核学位点教学质量和管理水平的标准之一；“四同步”即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料的积累情况同步，评审、鉴定毕业论文与验收档案材料同步，学生毕业离校与完成学位档案归档工作同步。

 

第二章 教学类档案的归档内容

第五条 教学类档案包括教学综合管理文书档案和学生学籍学位专门档案两大部分，各部分归档范围详见《华侨大学教学类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

第六条 教学综合管理材料：

1.教学综合管理材料包括学校教学管理职能部门及各教学单位在日常行政管理、教学教研管理中形成的文件材料。

2.教学综合管理材料由教学相关职能部门向档案馆移交归档，档案馆实行集中统一管理。教学综合管理材料归入文书档案管理范围，按《华侨大学文书档案管理细则》的要求归档管理。

3.教学综合管理材料的主要内容：

（1）上级教育主管机关下达的指示性、指导性文件：主要包括教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等。

（2）综合教学文件材料：主要包括本校有关教学工作计划、总结、请示与批复，教学工作的制度、办法、规定、条例、通知以及教学专题会议记录、纪要、大事记和各种统计报表、汇编材料。

（3）教学计划大纲材料：主要包括教学计划、方案、大纲，教学改革方案、总结等。

（4）教材方面材料：主要包括本校教师主编、自编教材的正本、优秀讲义，各系各专业教材使用目录，电化教材文本及目录。

（5）教学实习、生产实习方面材料：主要包括实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定、有代表性的实习报告等。

（6）课堂教学材料：主要包括校历、课程安排表、课程进度表、教师任课安排；各系各专业的期终考试及补考试题。

（7）优秀的本、专科生毕业设计（论文）、设计任务书及评语等。

（8）研究生学位材料：硕士（博士）学位获得者的名册及个人学位论文和评审材料等。

（9）体育类材料：各届运动会计划、总结和成绩，学生体质调查与分析等。

（10）毕业生分配材料：毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、供需见面的计划、合同。

（11）毕业生质量调查材料：学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表，使用单位对毕业生质量的评审意见等。

（12）教学研究及成果奖励材料：教学研究、教学优秀奖、优秀班主任（辅导员）、三好生名单及评审材料；师生参加国内外竞赛获奖材料。

（13）教学质量调查材料：教学评估及其它教学调查材料。

（14）本校教学刊物的样本底稿和评审材料。

（15）师资培训计划、考核、总结，出国进修材料。

第七条 研究生学位专门档案：

1.研究生学位档案指本校已授予学位的博士、硕士研究生的全部学位、学籍材料所形成的档案。主要包括反映研究生申请资格、培养、论文答辩及取得学位等方面的材料。

2.研究生学位档案由学校档案馆实行集中统一管理，研究生院负有督促、检查各学位点做好研究生学位档案归档工作的责任。

3.研究生学位档案主要内容：

（1）学位档案归档简明表；

（2）新生入学材料；

（3）学生成绩总册；

（4）奖励、处分及学籍变更材料；

（5）研究生培养计划；

（6）毕业论文开题报告；

（7）重要的测试记录、底图、蓝图、计算程序等；

（8）毕业论文手稿或打印稿（定稿）；

（9）毕业论文副本；

（10）毕业论文中英文摘要；

（11）毕业论文答辩及专家评议材料；

（12）学位委员会授予学位的有关材料；

（13）在读期间发表的其它论文；

（14）研究生院要求的其它材料。

第八条 全日制本（专）科生学籍专门档案：

1.全日制本（专）科生学籍档案指本校计划内本、专科学生的全部学位、学籍材料所形成的档案。主要包括已取得本校学籍的本（专）科学生的入学、培养、毕业等方面的材料。

2.全日制本（专）科生学籍档案由学校档案馆实行集中统一管理，相关学籍材料主要由教务处等负责审核归档。

3.全日制本（专）科生学籍档案主要内容：

（1）新生入学登记表；

（2）学生学籍卡；

（3）学生成绩册（包括成绩总表）；

（4）在校学生名册；

（5）学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料；

（6）学生奖惩材料；

（7）毕业证书存底材料；

（8）相关职能部门要求的其它材料。

第九条 继续教育类学生学籍专门档案：

1.继续教育类学生学籍档案指本校继续教育类学生的全部学籍材料所形成的档案。主要包括各类成人高等学历教育、自学考试、继续教育学生学籍、学习、培训等方面的材料。

2.继续教育类学生的学籍档案主要由继续教育学院负责审核归档，学校档案馆实行集中统一管理。

3.继续教育类学生学籍档案主要内容：

（1）新生入学登记表；

（2）学生学籍卡；

（3）学生成绩册（包括成绩总表）；

（4）学生名册；

（5）学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料；

（6）学生奖惩材料；

（7）毕（结）业证书存根；

（8）继续教育学院要求的其它材料。

第十条 招生工作材料：

招生工作材料主要归档内容包括本校招生计划、简章、专业介绍、新生录取名册、代培计划、合同、招生工作总结、免试入学人员名单、推荐审批材料、外国留学生入学资料等，由招生职能部门负责审核归档。

 

第三章 教学类档案的管理

第十一条 教学档案的形成积累：

1.形成积累工作必须贯彻集中统一管理教学档案的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按照归档范围定向定内容进行积累。具体分类参见《华侨大学档案实体分类办法》，按时间先后顺序排列。

2.各单位在教学管理及教学实践活动中形成的文件材料（包括同时形成的电子文件材料），须保证其齐全、完整、准确、系统。

3.形成和积累的教学文件材料须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

4.凡使用计算机辅助教学管理的单位，必须保证在教学活动中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性、系统性。

第十二条 教学档案的归档：

1.教学类综合文件材料按教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由相关职能部门按文书档案的归档时间和归档要求进行归档。

2.教学档案应由各教学主管单位审核后方能归档。本专科及预科学生的相关档案主要由教务处、学生处等部门负责审核归档，硕士和博士研究的相关档案主要由研究生院负责审核归档，继续教育类学生的相关档案主要由继续教育学院负责审核归档。

3.各类学生的学籍、学位档案必须在修完全部课程或论文答辩之前，由相关职能部门负责及时将实验记录、论文手稿等各类材料收集汇总，归档材料齐全、完整后，方可同意其参加答辩。

4.研究生学位论文答辩通过后，由各学位点负责研究生工作的秘书收集答辩材料，交研究生院汇总后，由学位点负责人、研究生院负责人和经办人签字后整理归档。

5.各类学生的学位材料必须在学生毕业之前完成立卷归档工作，学生毕业离校后由相关管理部门将完整的学位档案移交学校档案馆。

6.学生的学籍卡、新生入学登记表和毕业生登记表应由主管单位在完成审核工作后一个月之内向档案馆移交。

7.归档时必须填写档案移交清单，一式两份，双方各执一份。

8.纸质档案材料和电子档案材料同步归档，归档的教学档案电子文件必须附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。硕、博士研究生毕业论文纸质文件与电子文件应同步归档。

第十三条 教学档案的立卷要求：

1.教学类档案材料按年度组卷，按教学档案材料的来源单位组成保管单位。教学类档案的保管期限分为永久、定期30年、定期10年。

2.需归档的文件材料必须齐全、完整、签字手续完备。学籍档案打印均用教学主管单位统一印制的纸张。文件材料必须是用碳素墨水、蓝黑墨水书写的定稿或打印件，不得用铅笔、圆珠笔、复写纸书写归档材料。复印件原则上不作为归档材料保存，但在个别原件必须归学生个人档案的特殊情况下才用复印件归档，复印件上应注明原件去向并加盖公章。

3.需归档文件材料一律拆除金属物，用线装订，对破损的文件应进行修复。

4.卷内各种材料规格统一为A4纸张，过大的应折叠成A4，图表、计算机程序等材料也按A4规格叠成手风琴式，并把图标折在外面。

5.案卷文件按卷内文件材料的重要程度或时间的先后顺序排列，批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发文件在后；印件在前，定稿在后。

6.按文件排列顺序依次编写件号和页号。在每份文件第一页右上角盖文件专用章并编制件号。无论文件是单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，正面页号编在文件的右上角，反面编在左上角。

7.应完整填写卷内目录及备考表，拟写案卷封面标题。

8.教学类档案编号方案按照《华侨大学档案实体分类办法》执行。

 

第四章 教学类档案的利用

第十四条 学校属开放范围的教学类档案可对单位及个人开放，本校各单位和有关个人因工作和学习需要查阅教学档案的，按《华侨大学档案资料公布与查借阅利用规定》办理。

第十五条 档案馆应编制必要的检索工具，以便查找利用。档案馆负责编制有关检索工具，积极做好学位档案的保管和提供利用工作。

 

第五章 附则

第十六条 本管理细则由档案馆负责解释，自公布之日起开始实施，原有关规定同时废止。

 

附件：华侨大学教学类档案归档范围和保管期限表

类目	序号	归档内容	保管期限
综合	1	上级下达的有关教学工作的文件材料	30年
	2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
	3	学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结	30年
	4	教学检查、评估、各级优秀教学质量评奖材料	30年
	5	非学历教育的培训班、进修班材料	永久
	6	统计报表	永久
	7	学生运动会材料	30年
学科与实验室建设	8	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	30年
	9	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
	10	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
	11	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料	30年
	12	学科、专业、实验室建设统计报表	永久
招生	13	上级有关招生工作的文件材料	30年
	14	招生计划、规定、生源计划	30年
	15	新生录取材料及新生名册	30年
	16	委培、代培、自费生计划、合同及名单	30年
	17	招生宣传、招生工作总结	10年
	18	研究生入学试题及指导教师名册	30年
课堂教学与教学实践	19	各专业教学计划、教学大纲	永久
	20	课程建设要求及安排、校历、课表	30年
	21	各学院专业课程试题库	30年
	22	典型教案、重要备课记录	30年
	23	教学实习、生产实习计划、总结及有关材料	10年
	24	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	10年
学籍管理	25	新生入学登记表	永久
	26	学生学籍卡片	永久
	27	学生成绩总册	永久
	28	在校学生名册	永久
	29	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）	30年
	30	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）	30年
	31	学生处分材料	30年
学位	32	上级有关学位工作的文件材料	30年
	33	本校学位评定条例、办法及计划、总结	永久
	34	学位委员会会议记录、决定	30年
	35	学位委员会授予各层次学位清册	永久
	36	博士、硕士研究生学位论文及评审材料（开题报告；重要的测试记录、底图、蓝图、计算程序等；论文手稿或定稿打印稿；论文印刷本副本；论文中英文摘要；论文答辩及专家评议材料；在读期间发表的其它论文）	永久
毕业生	37	上级有关毕业生工作的文件材料	30年
	38	毕业生工作计划、简报、总结	30年
	39	毕业生供需统计、计划、总结	30年
	40	毕业生就业方案及名册	永久
	41	毕业证、派遣证存根、领取签收册	永久
	42	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	30年
教材	43	自编、主编教材	永久
	44	各学院各专业使用教材目录	30年
	45	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	永久
	46	其他有保存价值的自编参考资料	永久
继续教育	47	上级下达的有关成人教育、网络教育、非校历教育的文件材料	30年
	48	继续教育的教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
	49	招生计划、规定、生源计划	30年
	50	新生录取花名册	永久
	51	学生成绩卡片	永久
	52	毕业证、学位证发放名册	永久
	53	非学历教育、培训班学生名册	30年