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机构设置

 

档案馆内设机构

一、办公室

      主要负责档案馆文秘、后勤、宣传、安全、接待、考核等工作,协助馆领导处理日常行政事务,督促、检查、协调档案工作的开展。具体工作职责如下:
   (1)负责档案馆日常行政事务,协助馆领导督促、检查、协调各科室、各单位档案工作的开展;
   (2)负责档案馆财务、后勤、文秘等工作;
   (3)负责内外联络及来信来访的接待工作;
   (4)负责起草规章制度、工作计划、规划、总结、报告和上报材料;
   (5)负责办公用品、仪器设备、档案装具的购置和管理工作;
   (6)负责公文材料呈送、传阅和管理工作及报刊杂志的订阅工作;
   (7)负责全校各单位兼职档案员的业务培训工作;
   (8)负责档案馆年报统计工作;
   (9)负责馆内陈列室的日常管理;
  (10)负责档案宣传教育工作;
  (11)负责安排馆内值班及档案馆安全、保密工作;
  (12)负责组织馆内各项文体活动;
  (13)负责档案馆网站的建设与管理工作;
  (14)完成馆领导安排的其他工作任务。
二、业务室
      主要负责对两校区文书档案、外事档案、重大活动档案、教学档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、出版物档案、实物档案、专题档案、声像档案、电子档案、会计档案等档案进行统一管理和提供利用。具体工作职责如下:
    (1)做好档案的各项业务工作,落实档案工作各项规章制度和计划;
    (2)监督、指导、检查、协助各类档案的整理部门做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作;
    (3) 按照档案工作规范要求,做好所管各类档案的接收、整理、编目、保管、利用、统计、鉴定等各项工作;
   (4)对归档材料按规范化要求进行整理、分类编号、编目和排架,做到馆藏组织合理,编目清楚;
   (5)按档案保护规定做好库房管理工作,确保档案材料完整、安全;
   (6)编制完善检索工具,熟悉馆藏,积极主动提供利用,提高档案查准率、查全率和检索速度;
   (7)掌握各类档案的收进、整理、利用、移出、销毁等各种数据,按档案管理的要求定期进行统计和分析;
   (8)积极开展档案的编研工作;
   (9)遵守党和国家有关保密的规定,保证涉密档案的安全,维护国家和学校的合法权益;
  (10)积极参加档案理论研究和各种学术活动,不断提高业务水平和工作质量。
  (11)完成馆领导安排的其他工作任务。
 
档案馆二级管理机构
       华侨大学档案管理机制是“统一领导,分级管理”。对于利用频繁且具有一定独立性的档案,设立分室进行二级管理,单独保管。分室是学校档案管理的分支机构,其日常业务受档案馆指导和监督,每年向档案馆报送新增档案目录和统计年报表,并定期移交具有永久保存价值的档案。学校目前设有机要档案室、人事档案室、学生档案室三个二级管理分室。
       机要档案室:负责管理学校的机要档案。
       人事档案室:负责管理学校教职工的人事档案。其中去世教职工的人事档案交由档案馆保存管理。
       学生档案室:负责管理学校的学生档案。其中历史遗留学生档案与其他已超过我校规定学习年限学生的档案交由档案馆保存管理。